Articles

Lean Office-Få Ditt Skrivbord Lean

Lean Office: Få Ditt Skrivbord Lean !

ju mer lager ett företag har, desto mindre sannolikt kommer de att ha vad de behöver

– Taiichi Ohno

att tillämpa lean-principer i ledning, affärsprocesser och andra organisationstjänster är lätt att förstå, men att tillämpa samma principer på din egen kontorsmiljö kan vara förvirrande även för dem som anser sig vara kunniga med lean-principer.

Lean-kontoret lägger tonvikten på affärsprocesser som direkt påverkar företagets förmåga att leverera verkligt värde till sina kunder, särskilt i uppfyllandet av sina beställningar. I denna set-up, verksamheten kommer omedelbart att inse fördelarna och kunderna kommer att få positiva resultat snabbt.

lean desk lowdown

liksom alla andra metoder har lean office sin egen andel av brister. En av dem är det faktum att det är benäget att göra isolerade förändringar inom funktionerna och avdelningarna på arbetsplatsen. Kom ihåg att tillämpningen av metoden måste göras i samband med den övergripande affärsprocessen för att uppnå förväntade positiva resultat.

men varför har många företag problem med tillämpningen av lean-verktyg och koncept på kontorsmiljön? Många människor pekar på arbetets variation, den ökande efterfrågan, multi-tasking och den kreativa karaktären av arbetet för att vara de skyldiga.

ännu en källa till efterfrågan variabilitet är batch-bearbetning. Det inkluderar också utförandet av vissa aktiviteter av arbetspersonalen. Batchbehandling har en direkt inverkan på hela arbetsprocesserna. Detta kan ändå minskas med hjälp av Lean Office.

det finns fyra grundläggande begrepp du kan använda för att uppnå ett magert Kontor, här är de:

Lean-Office

visualisering

ett av de viktigaste målen för ett effektivt kommunikationssätt är visualisering. Lean business organisationer hittar alltid sätt att förbättra synligheten i hela företaget. Ofta gör organisationer prestanda synliga. Mål och rutiner kan läggas ut på olika områden för alla att se. Arbetsinstruktioner och tekniker som kommer att påskynda tillhandahållandet av tjänsten måste vara tillgängliga för alla som behöver påminnelse så att ingenting glöms bort eller tas för givet. Detta är ett avgörande första steg. Vi kan också kalla denna visuella hantering (artikel på franska).

stabilisering

huvudsyftet med stabiliseringssteget är att fastställa förutsebara och hanterbara resultat. Detta gäller särskilt med tillverkningsprocesser där oavsett arbetseffektivitet; det finns en garanti för att produkten kommer att fungera enligt kundens förväntningar. I kontors-och servicemiljöer är produkten dock inte lika påtaglig som i produktionssektorn. Det är därför mycket svårt att garantera kvaliteten på produktionen. Anledningen är att skapandet och konsumtionen av tjänster, som görs i nära realtid, i en servicemiljö gör kvalitetssäkring problematisk. Ofta är källan till problem otillräcklig förståelse för kundernas behov.

Detta är det bästa området att börja. Tydligt definiera kundens behov, göra en enkel dokumentation, skapa en checklista system, poka yokee och ge utbildning till kontor eller servicepersonal. Konsekvens är nyckeln och alla dina magra ansträngningar måste börja härifrån.

standardisera

standardisering är mycket viktigt. Att utveckla praxis konsekvent på arbetsplatsen kommer att skapa en standardiserad och harmonisk arbetsplats. I de flesta fall finns stabilitet och konsekvens med förbättrade standardiseringar. Det primära målet är att effektivisera och förenkla allt arbete. Ytterligare ett mål med standardiseringen är att säkerställa att icke-standardiserade arbetsförhållanden identifieras och hanteras. Dessa är de viktigaste förutsättningarna som måste åtgärdas för att få processen till acceptabla nivåer av arbetsprestationer.

förbättring

i det ögonblick du börjar med din lean-implementering kommer du aldrig att få slut på möjligheter att förbättra. Du måste engagera din arbetskraft för att öka deras övergripande arbetsprestanda. Du kan börja implementera förändringar i mindre skala först, med detta kommer du att kunna lägga en grund för bredare förändringar. Detta tillvägagångssätt hjälper dig att räkna ut din situation.

trots den typ av tillvägagångssätt du kommer att rikta in kommer det att finnas en hög utvecklingsnivå för Lean Desk workplace. På lång sikt kommer det säkert att gynna arbetsplatsen när den implementeras korrekt.