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Réserves de gestion et réserves pour imprévus : quelle est la différence?

Catégories: comptabilité, contingence

Avez-vous des imprévus sur votre projet? Dans le livre Critical Chain d’Eliyahu Goldratt, il l’appelle sécurité, mais quel que soit le nom que vous utilisez, la plupart des projets ont un élément de budget mis de côté en cas d’urgence.

Commençons par une définition de ce que sont les réserves de gestion et les réserves pour imprévus, tirée du livre de Michel Thiry, Gestion de programme.

Réserve pour éventualités: « une somme d’argent ou de temps prévue qui est ajoutée à une estimation pour faire face à un risque spécifique. »

Réserve de gestion: « une somme d’argent ou de temps prévue qui est ajoutée à une estimation pour faire face à des situations imprévisibles. »

Pouvez-vous voir la différence?

Réserves pour imprévus

Lorsque vous établissez la réserve pour imprévus pour une estimation de tâche ou de projet, vous le faites en fonction du risque du projet. Comment voulez-vous réagir à ce risque? La plupart du temps, les réponses au risque nécessitent de l’argent ou du temps supplémentaire pour mettre un plan en action. Le montant de la contingence allouée dépend du risque et également de la réponse au risque.

Comme les éventualités sont liées à des risques particuliers, si le risque disparaît et n’est pas réalisé, la nécessité de l’éventualité disparaît. Cela signifie retourner l’argent ou prendre du temps supplémentaire dans le calendrier des tâches. Vous ne pouvez pas garder la contingence « dans la banque ». Si vous en avez besoin, c’est probablement parce qu’un autre risque se profile à l’horizon. Si tel est le cas, vous devez augmenter les éventualités liées à ce risque et faire vos plans en conséquence. Il est acceptable de modifier vos stratégies d’urgence au fur et à mesure que vous avancez dans le projet – après tout, à mesure que vous vous approchez d’un événement à risque particulier, vous en apprenez plus à ce sujet et vous en savez plus sur la façon dont vous le géreriez, ce qui est très susceptible de changer votre réponse.

Réserves de gestion

Chaque projet pourrait faire avec l’un de ceux-ci! Cependant, d’après mon expérience, peu de projets en ont. Une réserve de gestion est un pot d’argent d’une taille basée sur l’incertitude globale du projet. Par exemple, si vous réalisez un projet innovant dont votre entreprise a peu d’expérience, vous voudriez un gros pot d’argent (ou de temps) comme réserve. Si vous travaillez sur quelque chose de relativement simple, peut-être quelque chose que votre entreprise a déjà géré plusieurs fois auparavant, vous n’auriez pas besoin d’un montant aussi important ou, dans certains cas, d’une réserve de gestion.

Les réserves de gestion sont généralement calculées à l’aide de cette méthode bien connue du doigt dans l’air, bien qu’il soit bon de penser qu’elles sont élaborées scientifiquement sur la base de l’expérience de l’entreprise et des données historiques extrapolées à partir de projets pertinents antérieurs dans votre entreprise et dans votre industrie. Cependant, il est plus probable que vous deviez simplement.

Les réserves de gestion ne sont utilisées qu’en cas d’urgence, et c’est la raison (à mon avis) pour laquelle de nombreux projets n’en ont pas. La valeur par défaut pour les projets sans réserves de gestion est de revenir au parrain du projet, d’expliquer la situation et de demander plus d’argent, ou plus de temps. Si vous pouvez le faire de toute façon, à quoi bon avoir une réserve de gestion? Vous devez toujours demander la permission avant de plonger dans la réserve, donc le processus réel pour mettre la main sur l’argent ou l’autorité pour modifier la date de livraison est le même.

Une réserve de gestion signifie qu’au moins l’argent est mis de côté pour vous, et vous évitez la situation où le promoteur du projet dit qu’il n’y a pas de budget supplémentaire disponible pour votre projet – auquel cas vous seriez coincé à trouver un moyen de livrer ce dont vous aviez besoin avec l’argent disponible, ce qui impliquerait probablement de modifier l’échelle de temps ou de compromettre la qualité (la contrainte classique du triangle de fer).

Vous ne restituez pas ce qui reste de votre réserve de gestion lorsque la crise est passée. Le pot reste actif jusqu’à la fin du projet, bien que vous puissiez constater que vers la fin du projet, lorsque vous avez plus de certitude sur la façon dont les choses se dérouleront, vous pouvez rendre une partie de l’argent ou l’utiliser pour autre chose.

Maintenant que vous en savez plus sur la gestion et les réserves pour imprévus, les avez-vous sur vos projets?

Publié le : 26 août 2012 12:11 / Permalien