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Lean Office – Obtenha Sua Mesa Lean

Lean Office: Obtenha Sua Mesa Lean !

quanto mais inventário uma empresa tiver, menos provável terá o que precisa

– Taiichi Ohno

aplicar princípios lean na gestão, processos de negócios e outros serviços da organização é fácil de entender, mas aplicar os mesmos princípios ao seu próprio ambiente de escritório pode ser confuso mesmo para aqueles que se consideram experientes com princípios lean.

o Lean Office coloca ênfase em processos de negócios que impactam diretamente a capacidade do negócio de entregar valor verdadeiro aos seus clientes, especialmente no cumprimento de seus pedidos. Nesta configuração, a empresa perceberá imediatamente os benefícios e os clientes obterão resultados positivos rapidamente.

the lean desk lowdown

como qualquer outra metodologia, o lean office tem sua própria parcela de deficiências. Um dos quais é o fato de estar predisposto a fazer mudanças isoladas nas funções e departamentos do local de trabalho. Lembre-se de que a aplicação da metodologia deve ser feita no contexto da reformulação geral do processo de negócios, a fim de alcançar resultados positivos esperados.

mas, por que muitas empresas têm problemas com a aplicação de ferramentas e conceitos lean no ambiente de escritório? Muitas pessoas apontam para a variabilidade do trabalho, a crescente demanda, a multitarefa e a natureza criativa do trabalho para serem os culpados.

outra fonte de variabilidade da demanda é o processamento em lote. Também inclui o desempenho de algumas atividades pelo pessoal de trabalho. O processamento em lote tem um impacto direto em todos os processos de trabalho. Isso pode, no entanto, ser reduzido com a ajuda do Lean Office.

Existem quatro conceitos básicos que você pode aplicar para obter uma Lean Office, aqui estão elas:

Lean-Office

Visualização

Um dos objetivos-chave para um eficiente modo de comunicação é a visualização. As organizações empresariais Lean sempre encontram maneiras de melhorar a visibilidade em toda a empresa. Muitas vezes, as organizações tornam o desempenho visível. Metas e procedimentos podem ser postados em diferentes áreas para todos verem. A instrução de trabalho e as técnicas que agilizarão a prestação de serviço devem estar disponíveis para todos que precisam ser lembrados para que nada seja esquecido ou dado como certo. Este é um primeiro passo crucial. Também podemos chamar isso de gerenciamento visual (artigo em francês).

estabilização

o principal objetivo da etapa de estabilização é estabelecer resultados previsíveis e gerenciáveis. Isso é especialmente verdadeiro com processos de fabricação onde, independentemente da eficiência do trabalho; há uma garantia de que o produto funcionará de acordo com as expectativas do cliente. Em ambientes de escritório e serviços, no entanto, o produto não é tão tangível quanto no setor de produção. Portanto, é muito difícil garantir a qualidade da saída. A razão é que, em um ambiente de serviço, a criação e o consumo de serviços, que são feitos quase em tempo real, tornam a garantia da qualidade problemática. Muitas vezes, a fonte de problemas é a compreensão inadequada das necessidades do cliente.

esta é a melhor área para começar. Defina claramente as necessidades do cliente, faça uma documentação simples, crie um sistema de Lista de verificação, Poka yokee e forneça treinamento ao pessoal de escritório ou serviço. A consistência é fundamental e todos os seus esforços lean devem começar a partir daqui.

padronizar

a padronização é muito importante. Desenvolver práticas consistentemente no local de trabalho criará um local de trabalho padronizado e harmonioso. Na maioria dos casos, há estabilidade e consistência com padronizações aprimoradas. O objetivo principal é agilizar e simplificar todo o trabalho. Outro objetivo da padronização é garantir que as condições de trabalho não padronizadas sejam identificadas e atendidas. Estas são as condições mais importantes que devem ser abordadas para levar o processo a níveis aceitáveis de desempenho no trabalho.

melhoria

no momento em que você começa com sua implementação lean, você nunca ficará sem oportunidades de melhorar. Você deve envolver sua força de trabalho para aumentar o desempenho geral do trabalho. Você pode começar a implementar mudanças em menor escala primeiro, com isso você poderá estabelecer uma base para mudanças mais amplas. Essa abordagem o ajudará a resolver sua situação.

apesar do tipo de abordagem que você terá como alvo, haverá um alto nível de desenvolvimento para o local de trabalho Lean Desk. A longo prazo, certamente beneficiará o local de trabalho quando implementado corretamente.