Articles

Lean Office-Get Your Desk Lean

Lean Office: Get Your Desk Lean !

hoe meer voorraad een bedrijf heeft, hoe minder waarschijnlijk het is dat ze hebben wat ze nodig hebben

– Taiichi Ohno

het toepassen van lean principles in management, bedrijfsprocessen en andere organisatiediensten is gemakkelijk te begrijpen, maar het toepassen van dezelfde principes op uw eigen kantooromgeving kan verwarrend zijn, zelfs voor degenen die zichzelf slim vinden met lean principles.

de Lean Office legt de nadruk op bedrijfsprocessen die rechtstreeks van invloed zijn op het vermogen van het bedrijf om echte waarde te leveren aan zijn klanten, met name bij de uitvoering van hun orders. In deze set-up zal het bedrijf onmiddellijk de voordelen realiseren en zullen de klanten snel positieve resultaten behalen.

the lean desk lowdown

net als elke andere methodologie heeft de lean office zijn eigen tekortkomingen. Een daarvan is het feit dat het vatbaar is voor het maken van geïsoleerde veranderingen binnen de functies en afdelingen op de werkplek. Vergeet niet dat de toepassing van de methodologie moet worden gedaan in de context van de algehele bedrijfsproces vernieuwing om verwachte positieve resultaten te bereiken.

maar waarom hebben veel bedrijven moeite met de toepassing van lean tools en concepten op de kantooromgeving? Veel mensen wijzen op de variabiliteit van het werk, de stijgende vraag, multi-tasking en de creatieve aard van het werk om de boosdoeners te zijn.

nog een andere bron van vraagvariabiliteit is de batchverwerking. Het omvat ook de uitvoering van bepaalde activiteiten door het arbeidspersoneel. Batchverwerking heeft een directe impact op het hele werkproces. Dit kan echter worden verminderd met behulp van Lean Office.

er zijn vier basisconcepten die u kunt toepassen om een Lean Office te bereiken, hier zijn ze:

Lean-Office

visualisatie

een van de belangrijkste doelstellingen voor een efficiënte communicatiewijze is visualisatie. Lean business organisaties vinden altijd manieren om de zichtbaarheid te verbeteren in hun hele onderneming. Vaak maken organisaties prestaties zichtbaar. Doelen en procedures kunnen worden geplaatst op verschillende gebieden voor iedereen te zien. Werkinstructie en technieken die de dienstverlening zullen versnellen, moeten beschikbaar zijn voor iedereen die moet worden herinnerd, zodat niets wordt vergeten of als vanzelfsprekend wordt beschouwd. Dit is een cruciale eerste stap. We kunnen dit ook visueel Beheer noemen (artikel in het Frans).

stabilisatie

het hoofddoel van de stabilisatiestap is het vaststellen van voorzienbare en beheersbare resultaten. Dit geldt met name voor productieprocessen waarbij ongeacht de werkefficiëntie; er is een garantie dat het product zal presteren volgens de verwachtingen van de klant. In kantoor-en serviceomgevingen is het product echter niet zo tastbaar als in de productiesector. Het is daarom zeer moeilijk om zekerheid te geven over de kwaliteit van de output. De reden is dat in een serviceomgeving het creëren en consumeren van diensten, die in bijna real-time worden gedaan, de kwaliteitsborging problematisch maakt. Vaak is de bron van problemen onvoldoende begrip van de behoeften van de klant.

Dit is het beste gebied om te starten. Definieer duidelijk de behoeften van de klant, maak een eenvoudige documentatie, Maak een checklist systeem, poka yokee en bieden opleiding aan kantoor-of servicepersoneel. Consistentie is de sleutel en al uw lean inspanningen moeten beginnen vanaf hier.

standaardiseren

normalisatie is zeer belangrijk. Het consequent ontwikkelen van praktijken op de werkplek zal leiden tot een gestandaardiseerde en harmonieuze werkplek. In de meeste gevallen is er stabiliteit en consistentie met verbeterde standaardisatie. Het primaire doel is om al het werk te stroomlijnen en te vereenvoudigen. Een ander doel van de normalisatie is ervoor te zorgen dat niet-standaard arbeidsomstandigheden worden geïdentificeerd en behandeld. Dit zijn de belangrijkste voorwaarden waaraan moet worden voldaan om het proces tot een aanvaardbaar niveau van arbeidsprestaties te brengen.

verbetering

op het moment dat u begint met uw lean-implementatie, zult u nooit genoeg mogelijkheden hebben om te verbeteren. U moet uw personeel betrekken om hun algehele werkprestaties te verbeteren. Je kunt eerst beginnen met het implementeren van veranderingen op kleinere schaal, hiermee kun je een basis leggen voor bredere veranderingen. Deze aanpak zal u helpen bij het uitwerken van uw situatie.

ondanks het soort aanpak waarop u zich richt, zal er een hoog niveau van ontwikkeling zijn voor de Lean Desk werkplek. Op de lange termijn zal het zeker ten goede komen aan de werkplek wanneer het op de juiste manier wordt uitgevoerd.