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Lean Office – Obtenez Votre Bureau Lean

Lean Office: Obtenez Votre Bureau Lean!

Plus une entreprise a d’inventaire, moins elle aura de chances d’avoir ce dont elle a besoin

– Taiichi Ohno

Appliquer les principes lean dans la gestion, les processus métier et d’autres services d’organisation est facile à comprendre, mais appliquer les mêmes principes à votre propre environnement de bureau peut être déroutant même pour ceux qui se considèrent avertis avec les principes lean.

Le Lean Office met l’accent sur les processus métier qui ont un impact direct sur la capacité de l’entreprise à offrir une véritable valeur à ses clients, en particulier dans l’exécution de leurs commandes. Dans cette configuration, l’entreprise réalisera immédiatement les avantages et les clients obtiendront rapidement des résultats positifs.

Le lean desk lowdown

Comme toute autre méthodologie, le lean office a son propre lot de lacunes. L’un d’eux est le fait qu’il est prédisposé à effectuer des changements isolés au sein des fonctions et des départements sur le lieu de travail. N’oubliez pas que l’application de la méthodologie doit se faire dans le contexte de la refonte globale des processus opérationnels afin d’obtenir les résultats positifs attendus.

Mais, pourquoi de nombreuses entreprises ont-elles des problèmes avec l’application d’outils et de concepts lean dans l’environnement de bureau? Beaucoup de gens soulignent la variabilité du travail, la demande croissante, le multitâche et la nature créative du travail pour être les coupables.

Une autre source de variabilité de la demande est le traitement par lots. Cela comprend également l’exécution de certaines activités par le personnel de travail. Le traitement par lots a un impact direct sur l’ensemble des processus de travail. Cela peut néanmoins être réduit avec l’aide de Lean Office.

Il y a quatre concepts de base que vous pouvez appliquer pour réaliser un Lean Office, les voici:

Lean-Office

Visualisation

L’un des objectifs clés d’un mode de communication efficace est la visualisation. Les organisations Lean business trouvent toujours des moyens d’améliorer la visibilité dans toute leur entreprise. Souvent, les organisations rendent la performance visible. Les objectifs et les procédures pourraient être affichés dans différents domaines pour que tout le monde puisse les voir. Les instructions de travail et les techniques qui accéléreront la prestation du service doivent être disponibles pour tous ceux qui ont besoin de se rappeler afin que rien ne soit oublié ou pris pour acquis. C’est une première étape cruciale. On peut aussi appeler cela la gestion visuelle (article en français).

Stabilisation

L’objectif principal de l’étape de stabilisation est d’établir des résultats prévisibles et gérables. Cela est particulièrement vrai avec les processus de fabrication où quelle que soit l’efficacité du travail; il y a une assurance que le produit fonctionnera selon les attentes du client. Cependant, dans les environnements de bureau et de service, le produit n’est pas aussi tangible que dans le secteur de la production. Il est donc très difficile de donner une assurance sur la qualité de la sortie. La raison en est que dans un environnement de service, la création et la consommation de service, qui se font en temps quasi réel, rendent l’assurance qualité problématique. Souvent, la source des problèmes est une compréhension insuffisante des besoins des clients.

C’est la meilleure zone pour commencer. Définissez clairement les besoins du client, créez une documentation simple, créez un système de liste de contrôle, poka yokee et formez le personnel de bureau ou de service. La cohérence est la clé et tous vos efforts lean doivent commencer à partir d’ici.

Normaliser

La normalisation est très importante. Le développement constant de pratiques en milieu de travail créera un milieu de travail normalisé et harmonieux. Dans la plupart des cas, il y a stabilité et cohérence avec des normalisations améliorées. L’objectif principal est de rationaliser et de simplifier tout le travail. Un autre objectif de la normalisation est de s’assurer que des conditions de travail non standard sont identifiées et respectées. Ce sont les conditions les plus importantes qui doivent être traitées pour amener le processus à des niveaux acceptables de performances de travail.

Amélioration

Au moment où vous commencez votre implémentation lean, vous ne manquerez jamais d’opportunités d’amélioration. Vous devez engager vos employés pour améliorer leur performance de travail globale. Vous pouvez d’abord commencer à mettre en œuvre des changements à plus petite échelle, ce qui vous permettra de jeter les bases de changements plus larges. Cette approche vous aidera à résoudre votre situation.

Nonobstant le type d’approche que vous ciblerez, il y aura un niveau élevé de développement pour le lieu de travail Lean Desk. À long terme, il sera sûrement bénéfique pour le lieu de travail lorsqu’il sera correctement mis en œuvre.