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Lean Office-Get Your Desk Lean

Lean Office: Get Your Desk Lean !

L’inventario di un’azienda, tanto meno è probabile che sarà quello di cui hanno bisogno

– Taiichi Ohno

Applicare i principi lean nella gestione dei processi di business, altri servizi organizzativi è facile da capire, ma applicando gli stessi principi al vostro ambiente di ufficio può essere fonte di confusione, anche a quelli che si considerano esperti con i principi lean.

L’ufficio Lean pone l’accento sui processi aziendali che influenzano direttamente la capacità dell’azienda di fornire valore reale ai propri clienti, specialmente nell’evasione dei loro ordini. In questo set-up, l’azienda realizzerà immediatamente i benefici ei clienti otterranno rapidamente risultati positivi.

The lean desk lowdown

Come qualsiasi altra metodologia, l’ufficio lean ha una propria quota di carenze. Uno dei quali è il fatto che è predisposto a apportare modifiche isolate all’interno delle funzioni e dei reparti sul posto di lavoro. Ricorda che l’applicazione della metodologia deve essere fatta nel contesto del rinnovamento generale del processo aziendale al fine di ottenere risultati positivi attesi.

Ma, perché molte aziende hanno problemi con l’applicazione di strumenti e concetti lean sull’ambiente ufficio? Un sacco di persone indicano la variabilità del lavoro, la crescente domanda, multi-tasking, e la natura creativa del lavoro di essere i colpevoli.

Un’altra fonte di variabilità della domanda è l’elaborazione batch. Include anche l’esecuzione di alcune attività da parte del personale di lavoro. L’elaborazione batch ha un impatto diretto sull’intero processo di lavoro. Ciò può tuttavia essere ridotto con l’aiuto di Lean Office.

Ci sono quattro concetti di base che puoi applicare per ottenere un ufficio snello, eccoli qui:

Lean-Office

Visualizzazione

Uno degli obiettivi chiave per una modalità di comunicazione efficiente è la visualizzazione. Le organizzazioni aziendali snelle trovano sempre modi per migliorare la visibilità in tutta la loro azienda. Spesso, le organizzazioni rendono visibili le prestazioni. Gli obiettivi e le procedure potrebbero essere pubblicati in diverse aree per tutti di vedere. L’istruzione di lavoro e le tecniche che accelereranno la resa del servizio devono essere disponibili per tutti coloro che hanno bisogno di ricordare in modo che nulla sia dimenticato o dato per scontato. Questo è un primo passo cruciale. Possiamo anche chiamare questa gestione visiva (articolo in francese).

Stabilizzazione

Lo scopo principale della fase di stabilizzazione è stabilire risultati prevedibili e gestibili. Ciò è particolarmente vero con i processi di produzione in cui indipendentemente dall’efficienza del lavoro; c’è una garanzia che il prodotto funzionerà secondo le aspettative del cliente. Negli ambienti di ufficio e di servizio, tuttavia, il prodotto non è così tangibile come nel settore produttivo. È quindi molto difficile dare garanzie sulla qualità della produzione. Il motivo è che in un ambiente di servizio, la creazione e il consumo del servizio, che vengono eseguiti quasi in tempo reale, rende problematica la garanzia della qualità. Spesso, la fonte dei problemi è la comprensione inadeguata delle esigenze del cliente.

Questa è l’area migliore per iniziare. Definire chiaramente le esigenze del cliente, fare una semplice documentazione, creare un sistema di checklist, poka yokee e fornire formazione al personale di ufficio o di servizio. La coerenza è la chiave e tutti i tuoi sforzi lean devono iniziare da qui.

Standardizzare

La standardizzazione è molto importante. Lo sviluppo di pratiche coerenti sul posto di lavoro creerà un posto di lavoro standardizzato e armonioso. Nella maggior parte dei casi, vi è stabilità e coerenza con standardizzazioni migliorate. L’obiettivo primario è quello di semplificare e semplificare tutto il lavoro. Ancora un altro obiettivo della standardizzazione è garantire che le condizioni di lavoro non standard siano identificate e rispettate. Queste sono le condizioni più importanti che devono essere affrontate per portare il processo a livelli accettabili di prestazioni lavorative.

Miglioramento

Nel momento in cui inizi con la tua implementazione lean, non sarai mai a corto di opportunità per migliorare. È necessario coinvolgere la forza lavoro per aumentare le prestazioni di lavoro complessive. Puoi iniziare a implementare le modifiche su una scala più piccola, con questo sarai in grado di gettare le basi per cambiamenti più ampi. Questo approccio ti aiuterà a risolvere la tua situazione.

Nonostante il tipo di approccio che si prenderà di mira, ci sarà un alto livello di sviluppo per il posto di lavoro Lean Desk. A lungo termine, sicuramente andrà a beneficio del posto di lavoro se implementato correttamente.