Articles

Hoitorahastot ja vararahastot: mitä eroa niillä on?

Kategoriat: kirjanpito, varajärjestely

onko sinulla varasuunnitelmaa projektisi suhteen? Eliyahu Goldrattin kirjassa Critical Chain hän kutsuu sitä turvallisuudeksi,mutta millä nimellä sitä käyttääkään, useimmissa hankkeissa on hätätapausten varalle varattu osa budjetista.

aloitetaan Michel Thiryn kirjasta ”Program Management” otetulla määritelmällä siitä, mitä johdon vararahastot ja vararahastot ovat.

ennakoimattomia menoja koskeva varaus: ”arvioitu rahamäärä tai aika, joka lisätään arvioon tietyn riskin kattamiseksi.”

Hoitovaraus: ”ennakoitu rahamäärä tai aika, joka lisätään arvioon ennalta arvaamattomien tilanteiden varalta.”

Näetkö eron?

ennakoimattomat varaukset

kun laadit ennakoimattomia menoja koskevan varauksen tehtävän tai hankkeen arviota varten, teet sen projektiriskin perusteella. Miten haluat vastata tähän riskiin? Useimmiten riskivastaukset vaativat rahaa tai ylimääräistä aikaa suunnitelman toteuttamiseen. Vararahoituksen määrä riippuu riskistä ja myös riskivastauksesta.

koska riskit liittyvät tiettyihin riskeihin, jos riski menee ohi eikä realisoidu, varariskin tarve poistuu. Se tarkoittaa rahojen palauttamista tai ylimääräisen ajan ottamista pois tehtäväaikataulusta. Et saa pitää varasuunnitelmaa ”pankissa”. Jos sinusta tuntuu, että sinun täytyy, se johtuu luultavasti siitä, että toinen riski häämöttää horisontissa. Jos näin on, sinun pitäisi lisätä varautumista kyseiseen riskiin ja tehdä suunnitelmia sen mukaisesti. On OK muuttaa varautumisstrategioita kuin mennä eteenpäin hankkeen – loppujen lopuksi, kun saat lähempänä tietyn riskin tapahtuma saat lisätietoja siitä ja on enemmän tietoa siitä, miten olisi käsitellä sitä ja että on melko todennäköistä muuttaa vastausta.

Hoitoreservit

jokainen hanke voisi tehdä yhden tällaisen! Kokemukseni mukaan niitä on kuitenkin harvassa hankkeessa. Hoitoreservi on sen kokoinen rahapotti, joka perustuu hankkeen yleiseen epävarmuuteen. Jos olet esimerkiksi tekemässä innovatiivista projektia, josta yritykselläsi on vähän kokemusta, haluat varaukseksesi ison potin rahaa (tai aikaa). Jos olet työskennellyt jotain suhteellisen yksinkertaista, ehkä jotain, että yrityksesi on toiminut useita kertoja ennen, et tarvitse niin suuri määrä tai joissakin tapauksissa mitään määrää johdon reservi ollenkaan.

johdon varannot lasketaan yleensä tällä tunnetulla finger in the air-menetelmällä, vaikka olisikin hyvä ajatella, että ne on tieteellisesti laadittu yrityksen kokemuksen ja aiemmista hankkeista ekstrapoloitujen historiatietojen perusteella sekä yrityksessäsi että toimialallasi. On kuitenkin todennäköisempää, että vain arvaillaan.

Hallintareservejä käytetään vain hätätilanteissa, ja se on mielestäni syy siihen, että monissa hankkeissa niitä ei ole. Oletuksena projekteissa, joissa ei ole hallintareservejä, on palata hankkeen rahoittajan luo, selittää tilanne ja pyytää lisää rahaa tai lisäaikaa. Jos se onnistuu joka tapauksessa, mitä järkeä on hallinnointireservissä? Sinun täytyy vielä kysyä lupaa ennen pulahtaa varaukseen, joten todellinen prosessi saada käsiinsä rahaa tai viranomainen muuttaa toimitusajan on sama.

hallinnointivaraus tarkoittaa sitä, että ainakin rahat laitetaan sivuun sinua varten, ja vältät tilanteen, jossa hankkeen rahoittaja sanoo, ettei projektillesi ole käytettävissä lisäbudjettia – jolloin joutuisit etsimään tavan toimittaa tarvitsemasi käytettävissä olevilla rahoilla, mikä todennäköisesti edellyttäisi aikataulujen muuttamista tai laadusta tinkimistä (klassinen rautakolmiorajoitus).

et anna takaisin sitä, mitä hoitoreservistäsi on jäljellä, kun kriisi on ohi. Potti pysyy aktiivisena projektin loppuun asti, vaikka saatat huomata, että projektin loppupuolella, kun sinulla on enemmän varmuutta siitä, miten asiat kehittyvät, voit antaa osan rahoista takaisin tai käyttää ne johonkin muuhun.

nyt kun tiedät enemmän hallinnosta ja vararahastoista, onko sinulla näitä projekteissasi?

julkaistu: 26.8.2012 12: 11 PM / Permalink