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Lean Office-Obtenga Su Escritorio Lean

Lean Office: Obtenga Su Escritorio Lean !

Cuanto más inventario tenga una empresa, menos probabilidades tendrá de tener lo que necesita

– Taiichi Ohno

Aplicar principios lean en la gestión, los procesos de negocio y otros servicios de organización es fácil de entender, pero aplicar los mismos principios a su propio entorno de oficina puede ser confuso incluso para aquellos que se consideran conocedores de los principios lean.

La Oficina Esbelta pone énfasis en los procesos de negocio que impactan directamente en la capacidad de la empresa para entregar un verdadero valor a sus clientes, especialmente en el cumplimiento de sus pedidos. En esta configuración, el negocio se dará cuenta inmediatamente de los beneficios y los clientes obtendrán resultados positivos rápidamente.

The lean desk lowdown

Al igual que cualquier otra metodología, la oficina esbelta tiene su propia parte de deficiencias. Uno de ellos es el hecho de que está predispuesto a realizar cambios aislados dentro de las funciones y departamentos en el lugar de trabajo. Recuerde que la aplicación de la metodología debe hacerse en el contexto de la renovación general del proceso de negocio para lograr los resultados positivos esperados.

Pero, ¿por qué muchas empresas tienen problemas con la aplicación de herramientas y conceptos lean en el entorno de la oficina? Muchas personas señalan la variabilidad del trabajo, la creciente demanda, la multitarea y la naturaleza creativa del trabajo como los culpables.

Otra fuente de variabilidad de la demanda es el procesamiento por lotes. También incluye la realización de algunas actividades por parte del personal de trabajo. El procesamiento por lotes tiene un impacto directo en todos los procesos de trabajo. Sin embargo, esto puede reducirse con la ayuda de Lean Office.

Hay cuatro conceptos básicos que puedes aplicar para lograr una Oficina esbelta, aquí están:

Lean-Office

Visualización

Uno de los objetivos clave para un modo de comunicación eficiente es la visualización. Las organizaciones de negocios lean siempre encuentran formas de mejorar la visibilidad en toda su empresa. A menudo, las organizaciones hacen que el rendimiento se haga visible. Los objetivos y procedimientos se pueden publicar en diferentes áreas para que todos los vean. La instrucción de trabajo y las técnicas que acelerarán la prestación del servicio deben estar disponibles para todos los que necesitan recordarlo para que nada se olvide o se dé por sentado. Este es un primer paso crucial. También podemos llamar a esto gestión visual (artículo en francés).

Estabilización

El objetivo principal de la etapa de estabilización es establecer resultados previsibles y manejables. Esto es especialmente cierto con los procesos de fabricación donde, independientemente de la eficiencia del trabajo; hay una garantía de que el producto funcionará de acuerdo con las expectativas del cliente. Sin embargo, en entornos de oficina y servicios, el producto no es tan tangible como en el sector de producción. Por lo tanto, es muy difícil garantizar la calidad de la producción. La razón es que en un entorno de servicio, la creación y el consumo de servicios, que se realizan casi en tiempo real, hacen que el aseguramiento de la calidad sea problemático. Muchas veces, la fuente de problemas es la comprensión inadecuada de las necesidades del cliente.

Esta es la mejor zona para empezar. Defina claramente las necesidades del cliente, haga una documentación simple, cree un sistema de lista de verificación, poka yokee y proporcione capacitación al personal de oficina o servicio. La consistencia es clave y todos sus esfuerzos lean deben comenzar desde aquí.

Estandarizar

La estandarización es muy importante. El desarrollo de prácticas consistentes en el lugar de trabajo creará un lugar de trabajo estandarizado y armonioso. En la mayoría de los casos, hay estabilidad y consistencia con estandarizaciones mejoradas. El objetivo principal es agilizar y simplificar todo el trabajo. Otro objetivo de la normalización es asegurar que se identifiquen y atiendan las condiciones de trabajo no estándar. Estas son las condiciones más importantes que deben abordarse para llevar el proceso a niveles aceptables de rendimiento laboral.

Mejora

En el momento en que comience con su implementación lean, nunca se quedará sin oportunidades de mejorar. Debe involucrar a su fuerza de trabajo para aumentar su rendimiento laboral general. Puede comenzar a implementar cambios en una escala más pequeña primero, con esto podrá sentar las bases para cambios más amplios. Este enfoque le ayudará a resolver su situación.

A pesar del tipo de enfoque al que se dirigirá, habrá un alto nivel de desarrollo para el lugar de trabajo de escritorio delgado. A largo plazo, sin duda beneficiará al lugar de trabajo cuando se implemente correctamente.