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3 Consejos para Mejorar Tus Reuniones con la Gestión de Catering

Planificar la reunión perfecta es mucho más que armar una presentación de PowerPoint atractiva. Gran parte del éxito de una reunión tiene que ver no solo con el flujo de la presentación en sí, sino también con el cuidado que se pone en la creación de un ambiente acogedor y propicio para la productividad de todos los involucrados. Un mentor profesional me dijo una vez que nunca programaba reuniones que duraran más de lo que se necesita un trasero para quedarse dormido en un asiento. Me encanta esa filosofía, pero en el mundo de los negocios lleno de reuniones de hoy, a menudo puede ser poco realista.

La mejor manera de mantener alta la atención de la habitación es proporcionar amplias opciones de confort, además del nivel de confort de las propias sillas, por supuesto. Cuando se trata de mantener la productividad alta en reuniones largas, hay dos palabras mágicas que debe recordar: «comida» y «café».»

El catering de alta calidad es la clave para el corazón de un equipo feliz. Y un equipo feliz es un equipo eficaz. Proporcionar una variedad de opciones de alimentos saludables (bien, y tal vez incluso algunas no saludables) a la hora de la comida y durante todo el día, así como un flujo constante de excelente café, demuestra tu aprecio por tu equipo y tu alto nivel de respeto por los invitados de la compañía. Si una reunión tiene que extenderse durante el desayuno, el almuerzo o la cena, esta es la mejor manera de garantizar que los asistentes no anhelen la puerta o interrumpan regularmente la reunión para salir a hurtadillas a tomar un café o un «descanso biológico».»O peor, quedarse dormido en la mesa, mental o físicamente.

Pero con una variedad aparentemente interminable de tipos de opciones de catering y entrega de alimentos que se encuentran en la mayoría de las ciudades, junto con las muchas posibilidades de restricción dietética de los empleados, planificar una comida para su reunión puede parecer un ejercicio inútil. Agregue eso a las muchas otras responsabilidades tediosas de la planificación de reuniones, y es probable que pase más tiempo planeando una reunión que la reunión en sí.

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De hecho, la investigación muestra que los empleados pasan más de cinco horas a la semana sentados en reuniones y más de cuatro horas preparándose para ellas. Eso es más que un día entero de trabajo dedicado a reuniones. Entonces, ¿cómo puede asegurarse de no perder aún más tiempo planeando las comidas mientras planea las reuniones? Estos son nuestros consejos para comprobar rápida y fácilmente el catering de su lista de tareas de preparación de reuniones y mejorar sus reuniones con una herramienta de gestión de catering.

Una solución sólida de gestión de reuniones debe incluir la gestión de catering como parte de sus ofertas, como los Servicios de reuniones de AskCody, que permiten a los usuarios reservar exactamente lo que desean de un menú de opciones de catering directamente desde Outlook en el escritorio, el portátil, la tableta o el teléfono.

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Proporciona una variedad de opciones para cada asistente

Sugerimos servir una variedad de alimentos para picar en porciones más pequeñas que sean fáciles de comer, relativamente limpios y diversos. Es importante proporcionar opciones en caso de que haya personas en la habitación con restricciones dietéticas, alergias, vegetarianos o veganos, o de diferentes culturas. Hay pocas cosas peores que ser vegetariano en la habitación mirando a una bandeja de sándwiches de carne.

Hacemos hincapié en las porciones pequeñas, porque no quieres abrumar a la gente con una comida abundante, como pasta o hamburguesas, que eliminará la energía de la habitación unos 10 minutos más tarde. Las porciones pequeñas también dan a los asistentes la opción de agarrar un poco de algo para comer más tarde si se ponen exigentes, en caso de que los niveles de energía comiencen a bajar.

Marca el ritmo del día

Afróntalo: Las personas se ponen quisquillosas, especialmente cuando están confinadas a una habitación individual durante un período prolongado de tiempo. Por eso es una buena idea proporcionar una variedad de opciones de refrigerios saludables, como fruta fresca y barras de granola, así como un dulce, tales como «cookies», para que la gente de aperitivos durante el día. Una pequeña dosis de azúcar, natural o horneada, puede hacer maravillas para mantener la energía y la moral altas.

Comer es una actividad social, y los descansos pequeños e intencionales para alentar la merienda, el café o las recargas de bebidas ayudan a romper el día, promover la «charla de los refrigerios» e inyectar un poco de energía. Los asistentes a la reunión pueden conocerse más socialmente, sin tener que salir de la sala de reuniones. Estos micro-descansos son una buena idea, sin importar la duración de su reunión.

Configúrelo y olvídelo

Una herramienta de gestión de catering integrada dentro de su solución de gestión de reuniones le permite seleccionar fácilmente sus opciones de catering para el día directamente desde su Outlook o calendario con solo unos clics. Los menús y las opciones de comida se pueden abrir directamente dentro de la solución, por lo que no hay una interfaz de terceros con la que lidiar, no hay llamadas telefónicas que hacer y no hay que preocuparse por las disputas de menús físicos.

Además, con una herramienta como los Servicios de reuniones de AskCody, puede seleccionar sus opciones de catering y luego olvidarlo. Si su reunión es cancelada, reprogramada, pospuesta o trasladada a una nueva ubicación, la empresa de catering o la cafetería de la empresa recibe una alerta al instante. Su pedido se moverá automáticamente con usted sin la necesidad de volver a iniciar sesión y realizar ningún ajuste. Si se cancela la reunión, el orden también lo es. Con este tipo de poder al alcance de la mano, puede concentrarse en las tareas importantes a mano, como crear esa presentación de PowerPoint perfecta, en lugar de preocuparse por la comida.

Deje que la tecnología haga el trabajo pesado. Con ofertas de alimentos de alta calidad en su reunión, puede estar seguro de que los asistentes no anhelarán la puerta. Y si lo son, probablemente diga algo sobre esas habilidades de PowerPoint.

 Encuentre la solución de gestión de reuniones adecuada con facilidad.