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Lean Office – Holen Sie sich Ihren Schreibtisch Lean

Lean Office: Holen Sie sich Ihren Schreibtisch Lean!

Je mehr Inventar ein Unternehmen hat, desto unwahrscheinlicher ist es, dass es das hat, was es braucht

– Taiichi Ohno

Die Anwendung von Lean-Prinzipien in Management, Geschäftsprozessen und anderen Organisationsdiensten ist leicht zu verstehen, aber die Anwendung derselben Prinzipien auf Ihre eigene Büroumgebung kann selbst für diejenigen verwirrend sein, die sich mit Lean-Prinzipien auskennen.

Das Lean Office legt den Schwerpunkt auf Geschäftsprozesse, die sich direkt auf die Fähigkeit des Unternehmens auswirken, seinen Kunden einen echten Mehrwert zu bieten, insbesondere bei der Erfüllung ihrer Aufträge. In diesem Set-up wird das Unternehmen sofort die Vorteile erkennen und die Kunden werden schnell positive Ergebnisse erzielen.

Der Lean Desk Lowdown

Wie jede andere Methodik hat auch das Lean Office seinen eigenen Anteil an Mängeln. Eine davon ist die Tatsache, dass es prädisponiert ist, isolierte Änderungen innerhalb der Funktionen und Abteilungen am Arbeitsplatz vorzunehmen. Denken Sie daran, dass die Anwendung der Methodik im Zusammenhang mit der Überarbeitung des gesamten Geschäftsprozesses erfolgen muss, um die erwarteten positiven Ergebnisse zu erzielen.

Aber warum haben viele Unternehmen Probleme mit der Anwendung von Lean-Tools und -Konzepten in der Büroumgebung? Viele Leute weisen auf die Variabilität der Arbeit, die steigende Nachfrage, Multitasking und die kreative Natur der Arbeit hin, um die Schuldigen zu sein.

Eine weitere Quelle der Bedarfsvariabilität ist die Stapelverarbeitung. Es beinhaltet auch die Durchführung einiger Aktivitäten durch das Arbeitspersonal. Die Stapelverarbeitung hat direkte Auswirkungen auf die gesamten Arbeitsprozesse. Dies kann jedoch mit Hilfe von Lean Office reduziert werden.

Es gibt vier grundlegende Konzepte, die Sie anwenden können, um ein schlankes Büro zu erreichen, hier sind sie:

Lean-Office

Visualisierung

Eines der Hauptziele für eine effiziente Art der Kommunikation ist die Visualisierung. Lean-Business-Organisationen finden immer Wege, um die Sichtbarkeit im gesamten Unternehmen zu verbessern. Oft machen Organisationen Leistung sichtbar. Ziele und Verfahren können in verschiedenen Bereichen veröffentlicht werden, damit jeder sie sehen kann. Arbeitsanweisungen und Techniken, die die Erbringung von Dienstleistungen beschleunigen, müssen für alle verfügbar sein, die arbeiten müssen, damit nichts vergessen oder als selbstverständlich angesehen wird. Dies ist ein entscheidender erster Schritt. Wir können dies auch visuelles Management nennen (Artikel auf Französisch).

Stabilisierung

Der Hauptzweck des Stabilisierungsschritts besteht darin, vorhersehbare und beherrschbare Ergebnisse zu erzielen. Dies gilt insbesondere für Fertigungsprozesse, bei denen unabhängig von der Arbeitseffizienz; es besteht die Gewissheit, dass das Produkt den Erwartungen des Kunden entspricht. In Büro- und Dienstleistungsumgebungen ist das Produkt jedoch nicht so greifbar wie in der Produktion. Es ist daher sehr schwierig, die Qualität des Outputs zu gewährleisten. Der Grund dafür ist, dass in einer Service-Umgebung die Erstellung und Nutzung von Service, die nahezu in Echtzeit erfolgen, die Qualitätssicherung problematisch macht. Oft liegt die Ursache der Probleme in einem unzureichenden Verständnis der Kundenbedürfnisse.

Dies ist der beste Bereich, um zu beginnen. Definieren Sie klar die Bedürfnisse des Kunden, erstellen Sie eine einfache Dokumentation, erstellen Sie ein Checklistensystem, Poka Yokee und bieten Sie Schulungen für Büro- oder Servicepersonal an. Konsistenz ist der Schlüssel und alle Ihre Lean-Bemühungen müssen von hier aus beginnen.

Standardisieren

Standardisierung ist sehr wichtig. Durch die konsequente Entwicklung von Praktiken am Arbeitsplatz wird ein standardisierter und harmonischer Arbeitsplatz geschaffen. In den meisten Fällen gibt es Stabilität und Konsistenz mit verbesserten Standardisierungen. Das Hauptziel ist es, die gesamte Arbeit zu rationalisieren und zu vereinfachen. Ein weiteres Ziel der Normung ist es, sicherzustellen, dass nicht standardisierte Arbeitsbedingungen identifiziert und beachtet werden. Dies sind die wichtigsten Bedingungen, die angegangen werden müssen, um den Prozess auf ein akzeptables Niveau der Arbeitsleistungen zu bringen.

Verbesserung

Sobald Sie mit Ihrer Lean-Implementierung beginnen, werden Ihnen nie die Möglichkeiten zur Verbesserung ausgehen. Sie müssen Ihre Mitarbeiter engagieren, um ihre allgemeine Arbeitsleistung zu steigern. Sie können zuerst mit der Implementierung von Änderungen in kleinerem Maßstab beginnen, damit Sie eine Grundlage für umfassendere Änderungen legen können. Dieser Ansatz wird Ihnen helfen, Ihre Situation zu erarbeiten.

Ungeachtet der Art des Ansatzes, den Sie anstreben, wird es einen hohen Entwicklungsstand für den Lean Desk-Arbeitsplatz geben. Langfristig wird es sicherlich dem Arbeitsplatz zugute kommen, wenn es richtig umgesetzt wird.