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3 Tipps zur Verbesserung Ihrer Meetings mit Catering Management

Die Planung des perfekten Meetings ist so viel mehr als das Zusammenstellen einer überzeugenden PowerPoint-Präsentation. Ein Großteil des Erfolgs eines Meetings hängt nicht nur mit dem Ablauf der Präsentation selbst zusammen, sondern auch mit der Sorgfalt, die Sie in die Schaffung eines einladenden Umfelds investieren, das die Produktivität aller Beteiligten fördert. Ein professioneller Mentor sagte mir einmal, dass er niemals Meetings plant, die länger dauern würden, als es einen Hintern braucht, um auf einem Sitz einzuschlafen. Ich liebe diese Philosophie, aber in der heutigen Geschäftswelt voller Meetings kann sie oft unrealistisch sein.

Der beste Weg, um die Aufmerksamkeit des Raumes hoch zu halten, besteht darin, neben dem Komfort der Stühle selbst natürlich auch reichlich Komfortmöglichkeiten zu bieten. Wenn es darum geht, die Produktivität in langen Besprechungen hoch zu halten, gibt es zwei Zauberwörter, an die Sie sich erinnern müssen: „Essen“ und „Kaffee“.“

Hochwertiges Catering ist der Schlüssel zum Herzen eines glücklichen Teams. Und ein glückliches Team ist ein effektives Team. Die Bereitstellung einer Reihe von gesunden (okay, und vielleicht sogar einige ungesunde) Lebensmitteloptionen zu den Mahlzeiten und den ganzen Tag über sowie ein stetiger Strom von ausgezeichnetem Kaffee zeigen Ihre Wertschätzung für Ihr Team und Ihr hohes Maß an Respekt für Firmengäste. Wenn sich ein Meeting über das gesamte Frühstück erstrecken muss, Mittagessen, oder Abendessen, Dies ist der beste Weg, um sicherzustellen, dass sich die Teilnehmer nicht nach der Tür sehnen oder das Meeting regelmäßig unterbrechen, um sich auf einen Kaffee oder eine „Bio-Pause“ zu schleichen.“ Oder schlimmer noch, am Tisch einschlafen – geistig oder körperlich.

Aber mit einer scheinbar endlosen Reihe von Arten von Catering- und Essenslieferoptionen, die in den meisten Städten zu finden sind, gepaart mit den vielen Möglichkeiten zur Einschränkung der Ernährung der Mitarbeiter, kann sich die Planung einer Mahlzeit für Ihr Meeting wie eine Übung in der Sinnlosigkeit anfühlen. Fügen Sie das zu den vielen anderen mühsamen Aufgaben der Besprechungsplanung hinzu, und Sie werden wahrscheinlich mehr Zeit mit der Planung eines Meetings verbringen als mit dem Meeting selbst.

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Untersuchungen zeigen, dass Mitarbeiter durchschnittlich mehr als fünf Stunden pro Woche in Besprechungen sitzen und sich über vier Stunden darauf vorbereiten. Das ist mehr als ein ganzer Arbeitstag für Meetings. Wie können Sie also sicherstellen, dass Sie nicht noch mehr Zeit mit der Planung von Mahlzeiten verschwenden, während Sie Meetings planen? Dies sind unsere Tipps, wie Sie das Catering schnell und einfach von Ihrer Meeting-Vorbereitungsliste abhaken und Ihre Meetings mit einem Catering-Management-Tool verbessern können.

Eine robuste Meeting-Management-Lösung sollte Catering-Management als Teil ihres Angebots enthalten, wie Askcodys Meeting Services, mit dem Benutzer aus einem Menü mit Catering-Optionen direkt aus Outlook auf dem Desktop, Laptop, Tablet oder Telefon genau das buchen können, was sie möchten.

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Bietet eine Reihe von Optionen für jeden Teilnehmer

Wir empfehlen, eine Reihe kleinerer portionierter Fingerfood zu servieren, die leicht zu essen, relativ ordentlich und vielfältig sind. Es ist wichtig, Optionen bereitzustellen, falls sich Personen mit diätetischen Einschränkungen, Allergien, Vegetariern oder Veganern oder aus verschiedenen Kulturen im Zimmer befinden. Es gibt nur wenige Dinge, die schlimmer sind, als der Vegetarier im Raum zu sein, der auf ein Tablett mit Lunchmeat-Sandwiches starrt.

Wir legen Wert auf kleine Portionen, weil Sie die Menschen nicht mit einer herzhaften Mahlzeit wie Pasta oder Burger belasten möchten, die die Energie etwa 10 Minuten später direkt aus dem Raum zappt. Kleine Portionen geben den Teilnehmern auch die Möglichkeit, sich später etwas zu schnappen, wenn sie wählerisch werden, falls das Energieniveau zu sinken beginnt.

Geben Sie das Tempo für den Tag vor

Seien Sie ehrlich: Menschen werden wählerisch, besonders wenn sie über einen längeren Zeitraum in einem einzigen Raum untergebracht sind. Deshalb ist es eine gute Idee, eine Vielzahl von gesunden Snack-Optionen, wie frisches Obst und Müsliriegel, sowie eine süße Leckerei, wie Kekse, für die Menschen den ganzen Tag zu naschen. Eine kleine Dosis Zucker – natürlich oder gebacken — kann Wunder bewirken, um Energie und Moral hoch zu halten.

Essen ist eine soziale Aktivität, und kleine, absichtliche Pausen, um Snacks, Kaffee oder Getränke-Nachfüllungen zu fördern, helfen, den Tag aufzubrechen, „Watercooler Talk“ zu fördern und ein wenig Energie zu injizieren. Besprechungsteilnehmer können sich sozialer kennenlernen, ohne den Besprechungsraum verlassen zu müssen. Diese Mikropausen sind eine gute Idee, unabhängig von der Länge Ihres Meetings.

Legen Sie es fest und vergessen Sie es

Mit einem integrierten Catering-Management-Tool in Ihrer Meeting-Management-Lösung können Sie mit nur wenigen Klicks ganz einfach Ihre Catering-Optionen für den Tag direkt in Ihrem Outlook oder Kalender auswählen. Menüs und Speiseoptionen können direkt in der Lösung abgerufen werden, sodass keine Benutzeroberfläche von Drittanbietern erforderlich ist, keine Telefonanrufe getätigt werden müssen und keine physischen Menüprobleme zu befürchten sind.

Mit einem Tool wie AskCody’s Meeting Services können Sie außerdem Ihre Catering-Optionen auswählen und dann vergessen. Wenn Ihr Meeting abgesagt, verschoben, verschoben oder an einen neuen Ort verlegt wird, wird das Catering-Unternehmen oder die Cafeteria des Unternehmens sofort benachrichtigt. Ihre Bestellung wird automatisch mit Ihnen verschoben, ohne dass Sie sich erneut anmelden und Anpassungen vornehmen müssen. Wenn das Meeting abgesagt wird, wird die Bestellung storniert. Mit dieser Art von Leistung an Ihren Fingerspitzen können Sie sich auf die wichtigen Aufgaben konzentrieren – wie das Erstellen der perfekten PowerPoint-Präsentation – anstatt sich Gedanken über das Essen zu machen.

Lassen Sie die Technologie das schwere Heben übernehmen. Mit hochwertigen Essensangeboten bei Ihrem Meeting können Sie sicher sein, dass sich die Teilnehmer nicht nach der Tür sehnen. Und wenn ja, sagt es wahrscheinlich etwas über diese PowerPoint-Fähigkeiten aus.

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